Quando una Pubblica Amministrazione riceve istanze telematiche deve essere in grado di dimostrare nel tempo la formazione della volontà del soggetto e l'integrità di tutta la documentazione presentata. Come garantire tutto questo se i moduli e gli allegati non sono firmati?
Identificare l'autore
Il legislatore individua quattro possibili metodi per presentare validamente istanze in modalità telematica (Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 65):
- la sottoscrizione con firma elettronica qualificata o digitale
- l'identificazione dell'autore tramite CNS/CIE
- l'identificazione dell'autore tramite strumenti diversi dalla CNS/CIE, purché questi consentano di individuare il soggetto che richiede il servizio
- la trasmissione tramite PEC-ID (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27/09/2012).
Quello che accomuna i quattro metodi è la possibilità di identificare l'autore dell'istanza.
Con l'attivazione del sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID) l'identificazione dell'autore potrà avvenire solo tramite CNS/CIE o usando i servizi erogati da SPID.
Garantire l'immodificabilità dei documenti
Una volta certi dell'identità dell'autore dell'istanza è necessario garantire che la documentazione che egli ha prodotto non possa essere successivamente modificata. Una volta giunti a destinazione i documenti potrebbero infatti essere alterati a sua insaputa, senza che sia possibile dimostrarlo.
Lo strumento principe per garantire l'immodificabilità dei documenti informatici è la firma elettronica. Se per qualche motivo non fosse possibile chiedere all'autore di sottoscrivere i documenti, la Pubblica Amministrazione ha comunque a disposizione uno strumento: la registrazione di protocollo. Infatti:
- le istanze telematiche devono essere protocollate (Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 40-bis)
- la data di ricezione e l'impronta di ogni documento informatico connesso alla registrazione di protocollo devono essere registrati in forma non modificabile (Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 53)
- il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo è opponibile a terzi (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22/02/2013, art. 41).
Essendo formato da un pubblico ufficiale che esercita una speciale funzione pubblica di attestazione, il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata che fa fede fino a querela di falso.
Dunque: l'identificazione dell'autore è una ragionevole garanzia sulla paternità del documento e la corretta registrazione di protocollo è una ragionevole garanzia sull'immodificabilità dei documenti presentati.
Quali istanze accettare tramite semplice identificazione?
È necessario essere consapevoli che esiste la possibilità che il cittadino possa negare di aver presentato l'istanza o disconoscere i documenti allegati. Ne consegue che, se il procedimento avviato dall'istanza presenta significativi rischi di contenzioso, è meglio chiedere la sottoscrizione dei documenti con firma elettronica.
Se si decide di accettare istanze prive di firma elettronica, occorre che siano rispettate alcune regole:
- l'autore dell'istanza deve essere il soggetto che la presenta: non è accettabile che un soggetto, pur identificato dal sistema informatico, trasmetta istanze per conto di qualcun altro
- l'istanza deve essere attribuibile a un'unica persona: se la paternità di un qualsiasi modulo o allegato deve poter essere attribuita a un soggetto diverso dall'autore dell'istanza, il documento deve essere firmato.
Non si deve infine dimenticare che quasi tutti i moduli della Pubblica Amministrazione contengono dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio, la cui falsità prevede conseguenze penali. Occorre che la paternità di queste dichiarazioni sia difficilmente contestabile.